Calidad Educativa,
de Medellín para el mundo.
"Los datos no son información, la información no es conocimiento.”
Clifford Stoll, astrónomo y escritor
El objetivo de esta sección es presentar a la comunidad educativa la definición de un sistema de gestión documental y las normas que lo sustentan. Además de mostrar un videotutorial que muestre como usar el sistema de gestión documental diseñado para el sistema de gestión de calidad de la institución.
Gestión Documental
La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. (Camacho, 2014, p.4)
Fuente: Camacho, A., (2014). PGD: Programa de Gestión Documental. Archivo general de la Nación, pp.1-48.
Un sistema de gestión documental podría definirse como un programa informático para gestionar, almacenar y controlar el flujo de documentos electrónico o en papel, digitalizados a través de scanners. Estos permiten recuperar la información; además de determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y determinar cuándo deben eliminarse
Un software de gestión documental permite:
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Accesibilidad: es decir, que un documento pueda será accedido de forma fácil y rápida.
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Concurrencia: que múltiples usuarios puedan acceder al mismo documento de forma simultánea.
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Eliminar la necesidad de mantener la documentación en formato físico.
SGDI
Sistema de Gestión Documental Institucional
El SGDI surgió como respuesta a la necesidad del Sistema de Gestión de Calidad de mantener la información actualizada y disponible para los usuarios de la comunidad educativa.
El sistema en su estructura permite guardar y recuperar documentos por gestión, y dentro de esta por proceso y subproceso.
Además del software que respalda el sistema, se cuenta con el respaldo del procedimiento de control documental, en la cual se establecen los criterios de almacenamiento, recuperación y eliminación de los documentos del sistema.
Para aprender sobre manejo del programa, observa el vídeo tutorial.
Para acceder al software , da clic en el botón de SIGD.
Fuente: Vídeo diseñado en la plataforma PowToons.
Realizado por: Beatriz Elena Herrera Legarda.